Wanneer je een speciaal e-mailadres in je organisatie hanteert voor het afhandelen van vragen van huurders, kan je deze koppelen aan je werkbonnen. Deze e-mails komen dan binnen in de software en worden automatisch omgezet tot werkbon.
Degene die een vraag gaat afhandelen, kan als verantwoordelijke aan de werkbon gekoppeld worden. Zo weten andere personen binnen de organisatie precies hoe de situatie er voor staat en wie ze moeten raadplegen over een bepaald probleem.
Wanneer het belangrijk is om buurtbewoners, of andere betrokken op de hoogte te houden van een bepaalde situatie, kunnen deze ook betrokken worden in de situatie door ze toe te voegen op de werkbon. Dat scheelt een hoop telefoontjes en frustraties.
Uiteraard kan er een onderscheid worden gemaakt in welke berichten medewerkers kunnen lezen, en welke berichten “betrokkenen” kunnen lezen.
Ook is het mogelijk om per pand te zien wie de meeste werkbonnen heeft ingediend. Zo kan je hier op gaan anticiperen om eventuele toekomstige problemen voor te zijn.